Акт сверки с поставщиком в декабре: где прячутся недовозы и чужие поддоны
Акт сверки за год показывает не только долг. В нём видны недовозы, возвраты без документов и залоговая тара, о которой забыли на объекте.
Поставщик кирпича прислал акт сверки за год, и в нём сорок поддонов, которые «не возвращены». Прораб уверен, что поддоны забрали ещё в сентябре, а кладовщик помнит только, что часть пустили на подмости.
Зачем снабжению акт сверки в конце года
Акт сверки нужен снабжению, чтобы до закрытия года найти расхождения, которые бухгалтерия сама не увидит: недовоз, возврат брака без документа, тару под залог. Закон акт сверки не требует, но в декабре его присылают многие поставщики.
Бухгалтерия сверит суммы. Снабжение должно сверить то, что за суммами: что реально пришло на объект и что ушло обратно.
Какие строки в акте проверять первыми
Первыми проверяют строки, по которым на объекте нет подписанного документа о приёмке. Именно там прячутся спорные поставки.
| Строка в акте | Что обычно за ней | Где искать |
|---|---|---|
| Отгрузка без вашей отметки о приёмке | Недовоз или привезли на другой объект | УПД, фото накладной, журнал въезда |
| Тара, поддоны, барабаны под залог | Тару не вернули или вернули без акта | Записи кладовщика, фото погрузки |
| Возврат брака без корректировки | Брак увезли, документ не оформили | Акт о браке, переписка |
| Аванс без отгрузки | Заказ перенесли, деньги висят | Заявки, счета |
Что делать с возвратной тарой
Возвратную тару учитывают как чужое имущество на объекте: с количеством, датой прихода и тем, кто за неё отвечает. Поддон под кирпичом кажется мусором, пока поставщик не выставит его по залоговой цене.
Если тару вернули, нужен документ возврата или хотя бы фото погрузки с номером машины и датой. Без этого спор в декабре проигрывает тот, у кого нет бумаги.
- Поддоны — по поставкам, а не «примерно сорок»
- Кабельные барабаны — с номером
- Обменные газовые баллоны — по штукам и маркировке
Кто подписывает акт сверки
Акт сверки подписывает уполномоченное лицо, и подпись — не формальность. По разъяснению Пленума Верховного суда (постановление от 29.09.2015 № 43, п. 20) подписанный уполномоченным лицом акт сверки может считаться признанием долга, а признание прерывает срок исковой давности (ст. 203 ГК РФ).
Поэтому снабжение не подписывает акт «чтобы отстали», пока не сверены спорные строки. Сначала разбор, потом подпись.
Как подготовиться за неделю
Подготовка за неделю — это свести по каждому поставщику три списка: что заказали, что приняли на объектах и что вернули.
- Собрать приёмкиУПД и фото накладных по всем объектам за год.
- Спросить объектыПрорабам — список спорных поставок и тары с цифрами.
- Разобрать строкиПо каждой — документ или письменное объяснение.
- Ответить поставщикуАкт с разногласиями, если согласия нет.
Частые вопросы
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Нет, закон его не требует. Но подписанный уполномоченным лицом акт может считаться признанием долга, поэтому спорные строки разбирают до подписи.
Что делать с поддонами, которые не вернули?
Найти записи о приходе и возврате; если документа нет — договориться с поставщиком до закрытия года, иначе он выставит тару по своей цене.
Попробовать на своём объекте
Заведите организацию, добавьте инструмент и передайте его по ссылке — дальше система сама следит, у кого что лежит.
Код для входа придёт в бота MAX