Брак в поставке: первые сутки

Фото до разгрузки, акт с водителем или без него, претензия и изоляция брака: что успеть в день приёмки, чтобы получить замену, а не отказ.

Мятый лист ГКЛ и арматура с отбитой маркировкой обнаруживаются в один и тот же момент — когда машина уже у ворот. Дальше счёт идёт на часы: всё, что не зафиксировано до разгрузки и в день приёмки, поставщик потом честно назовёт «принятым без замечаний».

Снять до разгрузки

Пока спорное место стоит в кузове, у него есть контекст: где лежало, чем прижато, как выглядит упаковка. После разгрузки контекста нет — есть мятый лист на вашей площадке, и версия «это вы сами уронили» у поставщика звучит не хуже вашей.

Снимают не «для отчёта», а для спора: общий план места в кузове, повреждение крупно, бирка или маркировка партии и номер накладной в той же серии. Если мест много, короткое видео обхода кузова с комментарием вслух решает больше, чем двадцать кадров без привязки.

1. Общий план места в кузовеВидно, где лежит спорная пачка и в каком она виде ещё до строп. Кадр «уже во дворе» доказывает только то, что лист мятый.
2. Повреждение крупным планомСкол, вмятина, намокший угол, сорванная обвязка. Одним кадром и так, чтобы размер дефекта читался: рядом перчатка или рулетка.
3. Бирка и маркировкаБирка пачки и маркировка на торце связывают дефект с конкретной партией и строкой. Без них спор идёт про «какой-то лист».
4. Номер документа в серииШапка накладной или УПД снимается тем же заходом. Через месяц по кадрам без номера никто не вспомнит, к какой машине они относились.

Акт с водителем и без него

Сильнее всего работает замечание при водителе: запись в накладной или короткий акт с перечнем повреждений, который он подписывает. С этого момента спор о факте закрыт, и разговор идёт только о способе решения.

Водитель отказался подписывать — это тоже фиксируется: в акте пишут отказ и время, подпись ставят принимающий и второй свой человек, прораб или кладовщик. Комиссия и понятые зависят от договора: где-то прописан совместный осмотр, где-то достаточно одностороннего акта с кадрами. Порядок для своего договора уточните заранее, а не в момент спора у борта.

Чего не делают. Не задерживают машину «до выяснения» без записи. Не заставляют водителя расписываться в чём-то кроме факта повреждения. И не принимают спорное место молча «потом напишем»: «потом» у поставщика называется «принято без замечаний».

Претензия: что внутри

Претензия — короткий документ из четырёх блоков, и половина из них уже готова, если кадры и акт сделаны у борта. Основание: договор, счёт, номер и дата накладной или УПД. Факт: строка, дефект, количество мест. Доказательства: кадры с датой и акт. Требование: одно.

Требование формулируют одно и конкретное: замена к такой-то дате, допоставка взамен брака или возврат суммы по строке. Меню «на ваш выбор» поставщик читает как «некуда торопиться». Сроки и порядок претензионной работы обычно прописаны в договоре — сверьтесь с ним до отправки, чтобы не требовать то, что подписали иначе.

Брак изолировать, а не пустить в работу

Спорный материал не режут, не крепят и не «пускают пока в черновую». Поставщик вправе посмотреть на то, что у него приняли браком, а лист, ушедший в перегородку, посмотреть уже нельзя. Ответ в этом случае предсказуем: вы им воспользовались, значит, претензии нет.

Место под изоляцию выбирают видимое: отдельный штабель или торец двора с пометкой «брак, не выдавать». Пометку делают так, чтобы её увидел не только автор записи: бригада, которая ищет лист под узел, не читает переписку снабженца.

Если материал нужен в работе немедленно, договоритесь письменно: какая часть уходит в дело, что остаётся образцом для осмотра и что это не снимает претензию. Устная договорённость с менеджером живёт до первой смены его должности.

Замена и допоставка: закрыть вопрос датами

Разговор с поставщиком заканчивается не сочувствием, а тремя зафиксированными вещами: датой замены или допоставки, тем, кто везёт и за чей счёт, и номером документа на обратный рейс. Всё это пишется в переписке сразу после звонка, пока договорённость не испарилась.

Брак уезжает обратно по отдельной бумаге: акт возврата или накладная на возврат с теми же номерами партии. Иначе через месяц склад поставщика честно ответит, что ничего не получал, а водитель, который увозил «что-то мятое», уже работает в другом месте.

Строку счёта по спорной позиции держат открытой до решения: доплату за замену не вносят, возврат ждут с датой. Оплаченная «для порядка» строка брака превращает замену из обязанности поставщика в его добрую волю.

1. Сообщить в день приёмкиЗвонок менеджеру и письмо с кадрами в тот же день. Завтрашнее письмо читается уже как «разобрались и приняли».
2. Прислать пакет одним письмомАкт, кадры, номера документов и требование одним сообщением. Дозирование по кусочкам растягивает ответ на неделю.
3. Зафиксировать дату и способ решенияЗамена к дате, кто везёт, чей транспорт. «Разберёмся» без даты — это отказ в рассрочку.
4. Оставить строку открытойОплата и сверка по спорной строке ждут замены или возврата. Закрытая строка снимает с поставщика спешку.

Статьи ТМЦ контроля