Зачем фотографировать накладную, если бумага уже в папке

Бумажная накладная в папке не заменяет кадр. В фото нужны номер, дата, строки и подпись. Машина на фоне для учёта не обязательна и только мешает читать.

Бумажная накладная в папке на объекте не помогает человеку, которого на площадке нет. Кадр нужен, чтобы номер, строки и подпись можно было прочитать в тот же день, не дожидаясь, пока папку привезут в офис.

Папка и кадр решают разные задачи

Бумага нужна на приёмке: по ней ставят подпись, с нею спорят у борта, её отдают водителю вторым экземпляром. Кадр нужен после, когда снабженец сверяет приход с счётом, а кладовщик уже на другом конце площадки.

Папка теряется, намокает и уезжает «с водителем до понедельника». Снимок, сделанный до того, как лист убрали в файл, остаётся привязанным к объекту и к этой поставке. Это не замена подписи, а копия того, что подписали.

1. Снять до файлаКадр делают, когда накладная ещё лежит плоско и подпись уже стоит. Из скоросшивателя потом снимать хуже: тень от колец и изгиб листа съедают строки.
2. Не ждать офисСнимок уходит в учёт объекта в день машины. Разбор «пришлите фото из папки» через три дня обычно упирается в то, что папку уже увезли.
3. Бумага остаётсяЭкземпляр объекта не выбрасывают после съёмки. Его хранят как подписанный лист. Кадр не отменяет папку.
4. Один комплект на поставкуК накладной клеят те же кадры, что относятся к её номеру. Чужой лист в этот комплект не кладут «чтобы было».

Что обязано попасть в кадр

Снабженцу нужны не «фото с объектом», а читаемые реквизиты. Если номер и дата в тени, снимок придётся переделывать, а машина уже уехала. Лист лучше положить на фанеру, а не держать в руках.

Строки количеств важнее общего вида бланка. Обрезанная последняя строка как раз часто содержит кабель или саморезы, которые «не влезли». Её снимают отдельно, если в один кадр не входит.

Как снять длинную накладную

УПД поставщика — счёт-фактура и накладная в одном документе, таблица там длинная. Один кадр «сверху» оставляет низ нечитаемым. Снимают частями так, чтобы номер документа повторялся в каждом кадре или был на первом и на общем.

Лист не фотографируют против солнца и не кладут на колено. Тень от телефона закрывает сечение профиля и число бухт. Достаточно ровного света и листа без складок.

1. Первый кадр — шапкаНомер, дата, поставщик, объект, если он написан. Этот кадр задаёт, к какой поставке относятся остальные.
2. Дальше — таблицаСтроки снимают поясами сверху вниз. Соседние кадры чуть перекрываются, чтобы не потерять границу строки.
3. Последний кадр — подписиПодпись, расшифровка, если есть, и место печати, если печать стоит. Пустое место подписи тоже снимают: так видно, что подписи не было.
4. Проверить увеличениеПеред тем как убрать бумагу, открывают кадр и читают одну среднюю строку. Не читается — переснимают сразу, не вечером.

Чего в кадре быть не должно

Машина на фоне, забор и общий вид двора для учёта накладной не нужны. Они не содержат номер и количество. Такой кадр выглядит «с объекта», но строку профиля по нему не сверить.

Не снимают черновик заявки вместо накладной и не снимают экран чужого счёта, если на площадке подписан бумажный лист. В комплект поставки входит документ, по которому принимали, а не похожий файл из почты.

Куда девается кадр после приёмки

Снимок без привязки к объекту и к номеру накладной через неделю ничем не лучше потерянной папки. Его кладут к этой поставке: объект, дата, номер документа. Рядом остаётся приход по строкам, а не только картинка.

Если в акте расхождения есть своя бумага, её снимают тем же порядком и не смешивают с годной накладной. Иначе снабженец решит, что спорная строка принята полностью.

1. Привязать к объектуКадр относится к конкретной площадке, а не к «общей галерее фирмы». На другом объекте та же марка не должна находиться через этот снимок.
2. Рядом со строками приходаФото подтверждают количества, которые уже записали при разгрузке. Картинка без цифр прихода заставляет считать заново по экрану.
3. Акт отдельноСнимок акта расхождения подписывают как акт, не как накладную. В имени или в заметке есть слово, что это расхождение.
4. Не ждать идеальной папкиЕсли бумагу увезли, а кадр читаемый и с номером, сверку не откладывают до возврата папки. Папку потом только сверяют с уже записанным приходом.

Статьи ТМЦ контроля