Цена в счёте и то, что приехало: как не потерять строку
Счёт, УПД и кузов расходятся по строке, цене за метр и замене марки. Как поймать потерянную позицию, пока документы ещё не ушли в папку снабжения на объекте.
Цена в счёте относится к конкретной строке: марка, количество, единица. Если в кузове другая марка или другая единица, цена из счёта уже не про то, что лежит на площадке, и строку легко потерять при сверке.
Счёт, УПД и кузов — три разных списка
Счёт — что обещали продать и по какой цене. УПД поставщика собирает счёт-фактуру и накладную: по нему обычно принимают количество. Кузов — что реально приехало. Эти три списка сверяют построчно, а не по итоговой сумме внизу.
Сумма может сойтись, а строка пропасть: одну позицию не привезли, другую привезли лишней на ту же величину денег. Итог внизу при этом спокойный. Поэтому сверка идёт по названию, количеству и цене строки, а не по «оплачено столько-то».
- Взять счёт и накладную вместеРядом кладут счёт, по которому заказывали, и накладную или УПД, по которому привезли. Один документ без второго не показывает, ту ли строку привезли.
- Идти по строкам счётаКаждую строку счёта ищут в накладной и в кузове. Не начинают с кузова: так легче пропустить то, чего не привезли.
- Не сверять только итогСовпавшая сумма внизу не закрывает пропавшую бухту кабеля и лишний уголок. Итог смотрят после строк.
- Отметить единицуМетр, хлыст, пачка и штука должны совпасть. Цена за метр, помноженная на число хлыстов, даёт другую сумму, чем цена за хлыст.
Куда пропадает строка
Строка теряется, когда в счёте она есть, в накладной её нет, а на площадке «вроде что-то похожее» приняли без записи. Через день никто не вспомнит, приехал ли кабель ВВГнг 3×2,5 или его заменили на 3×1,5.
Вторая дыра — строка есть в накладной, в кузове её не было, а подпись поставили на весь лист. Тогда поставщик считает позицию сданной, а объект её не имеет и покупает снова.
| Где строка есть | Где её нет | Что записать |
|---|---|---|
| В счёте | в накладной и в кузове | не привезено, в акт |
| В счёте и в накладной | в кузове | недостача по этой строке |
| В кузове | в счёте | излишек, не прятать в похожую строку |
| В накладной под другим именем | в счёте под прежним | замена марки, цену не переносить молча |
| В счёте в метрах | в кузове хлыстами | пересчитать в одну единицу до подписи |
Цена за метр и цена за хлыст
Профиль и трубу продают и за метр, и за хлыст. Хлыст 3 м по цене за метр — это три метра, а не одна штука по цене метра. Ошибка в единице умножает или режет сумму строки в разы, хотя в кузове пачка выглядит «как заказывали».
Лист ГКЛ обычно идёт штукой или пачкой. Если в счёте пачка, а в накладной листы, цену пачки не ставят на один лист. Кабель сверяют: цена за метр и метраж бухты на бирке, а не цена «за бухту», если в счёте метры.
| Позиция | Смотреть в счёте | Смотреть в кузове |
|---|---|---|
| Профиль | цена за м или за хлыст, длина | число хлыстов и длина каждого |
| Труба профильная | та же развилка метр или хлыст | стенка и длина, не только штуки |
| Уголок | цена за метр или за штуку | длина хлыста |
| Лист ГКЛ | цена за лист или за пачку | число листов, не «одна пачка» без числа |
| Кабель ВВГнг | цена за метр | метры на бирке, не число бухт вместо метров |
Замена марки не наследует цену
Если вместо профиля 60×27 привезли другое сечение, цена строки 60×27 к нему не применяется. Это другая позиция, даже если сумма «примерно та же» и поставщик просит подписать как есть.
Замену либо не принимают, либо принимают отдельной строкой: что приехало, сколько, по какой цене договорились у борта. Устная фраза водителя «по той же цене» без записи не удержится до оплаты.
- Назвать обе маркиВ записи есть марка из счёта и марка по бирке. Одной формулировки «аналог» мало: через неделю аналог не расшифровать.
- Не переносить цену молчаЦену из счёта оставляют на строке, которую не привезли. На то, что привезли, ставят цену, которую подтвердили, или пометку «цена не согласована».
- Количество по фактуСколько мест и какой длины приняли по замене — отдельно от того, сколько было в счёте. Разницу не сглаживают.
- Решение в тот же деньПринять замену или отправить обратно решают, пока машина на площадке. На следующий день кузов уже пустой, а строка в документах цела.
Что сказать поставщику в день машины
Поставщику уходит не пересказ, а номера: счёт, накладная или УПД, строка, чего не хватило или что приехало лишним. К сообщению прикладывают кадр листа, где строка читается, и кадр бирки, если спор о марке.
Оплату строки, которой нет на площадке, не подтверждают фразой «в целом машина нормальная». Эту строку держат открытой, пока не будет довоза, возврата денег или письменной замены с ценой.
- Номер строкиПишут номер строки в документе, название, количество по бумаге и по факту. Без номера поставщик ищет «профиль» по всему счёту.
- Цена этой строкиУказывают цену и единицу из счёта. Если единица разъехалась, пишут обе: как в счёте и как пересчитали.
- Кадр листаСнимок шапки и спорной строки, чтобы спор не держался на памяти кладовщика. Машину на фоне не прикладывают вместо листа.
- Чего ждутДовоз, забор излишка или исправление документа — одна понятная просьба. Общая претензия без просьбы строку не возвращает.
Попробовать на своём объекте
Заведите организацию, добавьте инструмент и передайте его по ссылке — дальше система сама следит, у кого что лежит.
Код для входа придёт в бота MAX