Почему одну позицию покупают дважды и как это поймать

Одну и ту же марку покупают второй раз из-за двух заявок и двух разных имён позиции. Что сверить по двору и складу, прежде чем отправить счёт поставщику.

Вторая покупка той же марки редко случается из-за жадности поставщика. Чаще утром уходят две заявки с разными словами на одну и ту же пачку, и обе превращаются в счёт.

Откуда берётся вторая строка

Прораб пишет в заявку «профиль на перегородки», кладовщик в тот же день пишет «ПН 3 м, пачка», снабженец в офисе видит две строки и заказывает обе. На площадку приезжают две пачки, хотя узел закрывала одна.

Вторая причина — остаток не вычли. Металл лежит во дворе, но в заявке его нет, потому что запись осталась в тетради смены, которая сегодня выходная. Счёт уходит по полному объёму.

1. Собрать заявки за деньПеред счётом складывают все заявки по объекту за сутки, а не только последнюю. Повтор видно, когда строки стоят рядом, а не в разных чатах.
2. Привести к одному имени«Направляющий», «ПН», «профиль 60×27» сверяют как одну марку, если сечение и длина совпали. Разные слова не означают разные позиции.
3. Вычесть остатокПо каждой такой марке смотрят двор и запись остатка. В счёт попадает только недостающее число пачек, бухт или листов.
4. Одна строка в счётеПоставщику уходит одна строка с суммой. Две одинаковые строки в одном счёте — уже сигнал, что заявки не свели.

Одна марка под разными именами

На объекте привычные клички расходятся с текстом накладной. Кабель называют «двушкой» и «ВВГ 3 на 2,5», лист — «гипсокартон» и «ГКЛ 12,5», уголок — «пятидесятка». Пока имена не сведены, поиск по остатку ничего не находит и закупка идёт заново.

Опасно схлопывать имена без сечения. «Сороковка» может быть трубой 40×20 или 40×40. «Профиль» может быть 60×27 или 50×40. Одно и то же слово без цифр не доказывает ни совпадение позиции, ни различие: решают сечение и длина.

Заявка с объекта и счёт из офиса

Объект видит двор, офис видит заявку. Если между ними нет одной таблицы остатка, офис исполняет текст заявки буквально. Прораб при этом уверен, что «снабжение и так знает про пачку у забора».

Обратный сбой: офис уже купил позицию утром, а после обеда объект присылает ту же нужду ещё раз, потому что машину ждут только вечером. Вторая заявка уходит другому поставщику.

1. Отметить, что уже заказаноСтроку, по которой счёт ушёл, помечают на объекте в тот же день. Новая заявка на ту же марку сначала смотрит этот список, потом двор.
2. Не дублировать «на всякий случай»Вторую пачку, вторую бухту и лишние десять листов не добавляют без отдельной причины. Причина — число в узле, а не привычка взять запас молча.
3. Развести два объектаОдинаковая марка на двух площадках — это две строки с именами объектов, а не одна общая «для фирмы». Иначе приход одной машины закроют не туда.
4. Сверить перед отправкойТот, кто отправляет счёт, зачитывает марки вслух по остатку. Совпадение с тем, что уже лежит или уже заказано, строку останавливает.

Кабель и лист как частый повтор

ВВГнг заказывают и электрики, и снабжение, иногда в один день. Одна заявка в метрах, другая в бухтах. Пока бухту не перевели в метры по бирке, кажется, что это разные объёмы, и покупают обе.

Гипсокартон прораб просит «пачку на этаж», сметчик уже заложил листы в общий счёт недели. На объект приезжают и пачка по счёту, и пачка по устной просьбе. Лишние листы потом месяцами стоят во дворе и мокнут.

Что проверить перед отправкой счёта

Проверка занимает минуты, если имена уже сведены. Её делают до письма поставщику, а не после звонка «у нас это уже лежит». Отменить строку в выставленном счёте сложнее, чем не поставить её.

Если поставщик уже везёт машину, вторую заявку не подтверждают, пока первую не разгрузили и не пересчитали. Иначе на площадке окажутся две поставки, и одну придётся возвращать с актом.

1. Одна таблица на объектМарка, единица, остаток, уже заказано, нужно. Заявка дня попадает в колонку «нужно», а не сразу в счёт.
2. Сопоставить единицыМетры и бухты, листы и пачки, штуки и коробки переводят в одну единицу до сложения. Складывать «2 бухты» и «80 м» без перевода нельзя.
3. Вычеркнуть покрытоеСтроку, которую закрывает остаток или утренний счёт, не отправляют. Рядом пишут, чем закрыли: остаток двора или номер уже отправленного счёта.
4. Короткий следКто свёл заявки и в какой день — одна строка. Через неделю будет ясно, почему вторую пачку не купили или почему купили.

Статьи ТМЦ контроля