Недовоз: расхождение накладной и кузова

Пересчёт на месте, акт недостачи, кому звонить первым и что выбрать: допоставку или возврат денег. Как не сложить хлысты с метрами.

В накладной сорок хлыстов профиля, в кузове тридцать восемь, и водитель уверен, что «так грузили». Пока машина стоит, это вопрос пересчёта. Как только она ушла — это вопрос веры, и недостача превращается в ваш расход.

Считать у борта, а не вечером

Недовоз находит только пересчёт на месте: места, хлысты, бухты — до того, как стропы пошли вверх. Вечером кузов пуст, водитель в другом городе, а у бригады в памяти «вроде всё разгрузили». Доказательств нет, а строка в документе подписана.

Считают вдвоём: один называет вслух, второй пишет по строкам документа. Один человек со счётом в голове и накладной в руке на шестой позиции начинает считать «про себя» — и именно на ней теряет пачку.

Принцип тот же, что при любой приёмке: подписывают то, что пересчитали. Но при недовозе цена ошибки выше: излишек хотя бы лежит на площадке, а недостача не лежит нигде.

Единицы: хлысты, пачки, бухты

Половина «недовозов» — не недовоз, а сложенные вместе разные единицы. В накладной сто двадцать метров профиля, кладовщик насчитал сорок хлыстов по 3 м и уже набирает менеджера. Умножение до звонка закрывает вопрос без всякого акта.

Обратная ловушка опаснее: единицы совпали по названию, но не по размеру. Бухта кабеля бывает сто и двести метров, пачка ГКЛ — разной по числу листов, хлыст трубы — 6 и 12 м. Совпадение слова не совпадение количества: бирку читают всегда.

Акт недостачи

Если пересчёт подтвердил разрыв, спорную строку не подписывают как принятую. Вариант первый: замечание в самой накладной — по строке пишут фактическое количество, и водитель подписывает рядом. Вариант второй: отдельный акт недостачи.

В акте четыре обязательные части: шапка, строка, факт, подписи. Шапка — дата, объект, номер и дата накладной, госномер машины, фамилии принимающего и водителя. Строка — название как в документе, количество по документу, количество по факту, разница и единица. Факт — одна фраза без оценок: «недостача двух хлыстов профиля 60×27 по 3 м».

Водитель отказался подписывать — пишут отказ и время, подписывают двое своих. Кадры кузова и документа прикладывают сразу: фото места, где должна лежать недостающая пачка, работает лучше, чем абзац описания.

1. Остановить подпись на спорной строкеГодные строки принимают и разгружают. Спорную не подписывают «с устной оговоркой»: оговорка не существует, существует подпись.
2. Пересчитать при водителеЧисло называют вслух у открытого борта. Пересчёт «в офисе по памяти» поставщик не примет, и будет прав.
3. Записать факт одной фразойСтрока, по документу, по факту, разница, единица. Без «у них вечно проблемы»: оценки в акт не входят.
4. Уйти с подписью только по принятомуВ подписанной накладной остаётся то, что реально лежит на площадке. Остальное живёт в акте до решения.

Кому звонить первым

Первый звонок — менеджеру поставщика, который выставлял счёт. Он знает партию, момент отгрузки и может поднять свой склад за десять минут. Звонок «куда-то в компанию» по общему номеру съедает день на пересказ истории трём людям.

Второй звонок внутрь: своему снабженцу, если приёмку вёл кладовщик. Снабженец решает деньги и договор, но у кузова его не было — он работает с тем, что записано в акте. Кривая формулировка акта возвращается на объект кривым решением.

Чего не делают. Не спорят с водителем о вине: он свидетель, а не сторона договора. И не разгружают спорное «потом разберёмся»: годное разгружают, спорное держат открытым в документах, а не в телефонных эмоциях.

Допоставка или возврат денег

Выбор зависит от срока узла, а не от привычки. Материал нужен на этой неделе — требуют допоставку с датой и машиной. Узел сдвинулся или позицию уже закрыли остатком с другого объекта — требуют возврат денег по строке, чтобы недостача не висела мёртвым ожиданием до конца квартала.

Пример из двора: по документу двадцать хлыстов уголка, по факту восемнадцать, недостача на 1 900 по счёту. Сварщики ждут уголок к четвергу — выбирают допоставку к среде, а не возврат. Та же недостача по кабелю, которого на этаже уже хватает с прошлой машины, закрывается возвратом денег, и строка уходит из ожидания в тот же день.

Формулировка «доложим следующей машиной» работает только с номером нового документа. Без него следующая машина привезёт свою поставку по своему УПД, а недостача останется подвешенной между двумя документами: в старом подписано, в новом не значится.

Строку не оплачивают до решения, а при частичной оплате сумму недостачи вычитают из платежа с письменным уведомлением. Как оформить удержание и не нарушить договор, уточните у бухгалтера: порядок зависит от того, что подписано в условиях оплаты.

Статьи ТМЦ контроля