ТОРГ-12 и УПД: что смотреть до подписи

Строки, единицы и число мест в ТОРГ-12 и УПД: что сверить с кузовом до подписи и какой комплект документов едет с машиной на объект.

Машина у ворот, водитель протягивает лист, и через пятнадцать минут подпись на нём решит, чьей проблемой станет любая ошибка в этой поставке. Что проверить в ТОРГ-12 и УПД до подписи и что ещё, кроме накладной, должно уехать с площадки в папке объекта.

Почему чаще едет УПД

УПД собрал в одном бланке счёт-фактуру и накладную, поэтому большинство поставщиков присылает именно его. ТОРГ-12 встречается реже: на базах металлопроката, у поставщиков со старой бухгалтерией, в цепочках, где бумагу привыкли делить на две.

Обязательность форм — вопрос к бухгалтеру, а не к кладовщику. Организация вправе работать по своим формам, и УПД давно стал основным документом поставки. Для человека у кузова разница невелика: в обоих документах его интересует табличная часть — название, количество, единица и цена.

Проверяют то, что подписывают, а не то, что красивее оформлено. Если поставщик прислал самодельную накладную вместо УПД, принимать такой документ или нет решает бухгалтерия. И решает она это до подписи, а не когда папка уже уехала в офис.

Строка: название, марка, количество

Название в строке должно совпасть со счётом, по которому платили, и с биркой на пачке. «Профиль направляющий» в счёте и «профиль ПН 60×27» в накладной — одна позиция, если совпали сечение и длина. «Профиль» без цифр — не позиция вовсе: под этим словом приезжает что угодно.

Марку читают на бирке пачки или на торце, а не по памяти. Привезли сечение рядом с заказанным — строку не подписывают как «то же самое»: замена оформляется отдельно и со своей ценой. Количество сверяют в той единице, что стоит в строке, а не в той, в которой удобнее считать на борту.

В длинном УПД на два листа смотрят и число строк: вторая страница с кабелем и саморезами традиционно теряется между кузовом и папкой. Листы документа пересчитывают до подписи, чтобы потом не искать строку, которая «была где-то сзади».

Единицы: где строка разваливается

Самые дорогие расхождения сидят в единицах. Профиль в счёте продают метрами, в кузове лежат хлысты по 3 м. Пока хлысты не перевели в метры, «120» в строке и «40» на борту выглядят как недовоз втрое — или как полный порядок, если умножить забыли.

Кабель ВВГнг считают метрами по бирке бухты, а не числом бухт: стометровая и двухсотметровая одинаково занимают одну графу «место», но не одни деньги. Лист ГКЛ идёт листами или пачками, и «одна пачка» без числа листов строку не закрывает.

В УПД у единицы есть ещё и код из общероссийского классификатора. Кладовщику этот код ни о чём не говорит, бухгалтерии — о многом. Если в документе «м», а приняли хлыстами, перевод пишут рядом до подписи: сорок хлыстов по 3 м равно ста двадцати метрам. После подписи перевод становится вашим мнением против документа.

Число строк против кузова

Кузов сверяют со строками документа, а не с итоговой суммой. Сумма сходится и при пропавшей бухте кабеля, если на её место встал лишний уголок на те же деньги. Поэтому идут построчно: строка из документа ищется в кузове и закрывается пересчётом.

То, что лежит в кузове без строки, — излишек. Его не прячут в похожую позицию и не принимают молча «потом разберёмся». То, что есть в документе, но чего нет на борту, — недостача, и она пишется до подписи, пока машина не ушла со двора.

Комплект документов на машину

С машиной обычно едет больше одного листа, а на объекте смотрят только накладную. Между тем комплект решает, что будет с этой поставкой через неделю, когда ПТО спросит паспорт на партию, а поставщик — подписанный второй экземпляр.

Состав комплекта зависит от поставщика и договора: уточните у бухгалтера и снабженца, что должно остаться на объекте. Общий порядок прост. Что касается количества и денег — сверяется и подписывается у борта. Что касается качества — забирается в папку объекта в тот же день.

Потерянный паспорт качества не останавливает разгрузку, но останавливает входной контроль. «Пришлём потом» по кабелю, который уже размотали по этажам, превращает паспорт в формальность: партию по торцу пустой бухты уже не опознать.