Сколько стоит учёт инструмента: три способа в рублях

Блокнот и таблица, выделенный кладовщик, сервис: честный счёт в месяц для парка 50–300 единиц с потерями без учёта в той же строке.

Учёт инструмента всегда стоит денег, даже когда за него никому не платят. Вопрос в том, где сидит эта сумма: в зарплате кладовщика, в вечерних часах прораба или в дублях закупок, которые учётом не считают.

Из чего складывается цена

В цену учёта входят три слоя. Прямые деньги: ставка, подписка, бумага. Часы людей: кто-то отдаёт, принимает, сверяет и вносит. И остаток дыры — потери, которые способ не закрывает: они продолжают жить в счетах за месяц.

Для парка 50–300 единиц — типичный размер компании, где на объектах от десяти до полутора сотен человек, — расклад заметно разный. На пятидесяти единицах держать ставку кладовщика ради инструмента тяжело. На трёхстах блокнот уже не встаёт на ноги.

Ниже — учебный счёт, а не коммерческое предложение. Подставьте свои ставки и цены закупок. Порядок цифр, а не копейка, здесь и есть ответ на вопрос «сколько стоит».

Блокнот и таблица

Прямые расходы — ноль рублей. Журнал у прораба, таблица у снабженца, фото накладных в чате. На одном объекте и парке до сотни единиц это честно работает: правит один человек, все друг друга знают.

Скрытая цена — вечерние часы. Пятнадцать–тридцать минут в день на записи, сверку и ответы «где перфоратор» дают 8–12 часов прораба в месяц. Эти часы не стоят в смете, но они сняты с площадки, а в неделю закрытия объекта их просто нет — и записей нет тоже.

Ломается способ на третьем объекте и на приёме. Файл расходится на версии, фамилию в ячейку вписывает тот, кто сидит за компьютером, а не тот, кто взял вещь. Дыры — выдача со слов и тихие дубли — остаются полными: потери без учёта в этом способе никуда не делись, их просто не видно.

Выделенный кладовщик

Ставка кладовщика с отчислениями — ориентир 60–90 тысяч в месяц в зависимости от региона и нагрузки. За эти деньги компания получает человека, который принимает, хранит, выдаёт и ведёт опись, — и который физически находится в одном месте.

На базе он закрывает почти всё. Узкое место — объекты в поле: до них кладовщик не доезжает, и выдача там снова живёт на голосовых прораба. Приходится строить двухэтажную схему: база на кладовщике, объекты на старших смен, перевозки с записью, кто сдал и кто принял.

Способ окупается, когда парк и потоки выросли: двести–триста единиц, несколько адресов, ежедневные приходы и выдачи. Ниже этого порога ставка тянет больше, чем спасает: кладовщик ведёт честную базу, а дыры на объектах продолжают кормить счета.

Сервис учёта

Подписка на сервис учёта — обычно тысячи рублей в месяц за небольшую компанию, дальше цена растёт с числом пользователей и объектов. Это на порядок меньше ставки: сервис не заменяет человека у шкафа, он заменяет файл, журнал и фразу «я не брал».

Что покупают за подписку: одну живую запись вместо версий файла, подтверждение приёма от самого получателя, список «у кого что» по объектам и свод для директора без ожидания чужого рабочего стола. «ТМЦ контроль» как раз про эту строку: передачу подтверждает тот, кто взял вещь, по ссылке в мессенджере.

Что остаётся на людях: отдавать и принимать вещь всё равно человек, сверку ходового парка делает прораб, решение о закупке — снабженец. Сервис не ходит по этажам и не открывает багажники. Он делает след, по которому эти действия проверяются.

Скрытые потери без учёта

Самая дорогая строка в этой теме стоит не в списке способов, а под ними: потери, которые живут, пока учёта нет. Учебный расклад для парка в 150 единиц на двух объектах — порядка 60 тысяч в месяц, если честно посчитать дубли, пропажи, простои и аренду при своём парке.

Дубль — самая жирная часть. Вторая УШМ за 12 000, третья лестница за 4 500, нивелир «потому что геодезист стоит»: за месяц таких решений набирается 20–30 тысяч. Пропажи и «ушло в расход» добавляют столько же. Час простоя звена из трёх человек, пока ищут перфоратор, стоит около полутора тысяч; пять таких часов в месяц — уже заметно. Аренда генератора на неделю при своём генераторе на соседнем адресе добивает сумму.

Из этих денег учёт не вернёт всё, даже хороший. Честная планка — перехватить дубли и безымянные пропажи: это две трети суммы. Остаток — износ, честный лом и человеческий фактор, и их записывают в квартальную потерю, а не в цену способа.

Как выбрать по размеру парка

Выбор обычно упирается не в моду, а в порог. До сотни единиц и одного адреса живут на блокноте с жёстким правилом выдачи. Дальше файлы расходятся, и вопрос становится таким: ставка или подписка, либо связка.

Связка тоже рабочая: кладовщик на базе ведёт приход и опись, сервис держит передачи на объектах, директор смотрит свод раз в неделю. Для парка за двести единиц это часто дешевле, чем пытаться закрыть поле одной ставкой.

Проверка выбора одна: сравните цену способа с потерями без учёта из прошлого раздела. Если дыры стоят сорок–шестьдесят тысяч в месяц, любой способ, который перехватывает хотя бы половину, окупается внутри того же месяца. Если потерь почти нет — вам и блокнота хватит, и это хорошая новость.

Частые вопросы