Как посчитать потери инструмента за квартал в деньгах

Четыре строки за квартал — куплено, списано как лом, не найдено, на ремонте — дают директору живой итог в рублях, без оценки «примерно пропало на объекте».

Фраза «за квартал где-то на триста тысяч» не годится ни для планёрки, ни для снабжения. Потеря инструмента считается четырьмя строками, и в каждой строке рубли, а не ощущение.

Четыре строки вместо оценки

Оценка «примерно» появляется, когда в одну кучу складывают счета, лом, пустые полки и то, что уехало в сервис. Директор слышит большую цифру и не может спросить, что с ней делать в следующем месяце. Четыре строки режут эту кучу на действия.

Куплено — это приход парка, а не потеря. Списано как лом — мёртвое железо, которое приехало на базу. Не найдено — нет ни на объекте, ни на базе, ни в ремонте. На ремонте — ещё живая история, пока сервис не отказал.

В потерю квартала входят лом и не найденное, по цене, о которой договорились заранее. Покупки показывают, сколько парк кормили. Ремонт показывают отдельно, чтобы не хоронить болгарку, которая через две недели вернётся в шкаф.

Цена, от которой умножают

Без одной цены на позицию снова получится «примерно». Возьмите цену последней закупки этой модели и держите её квартал, не прыгая между скидкой и розницей. Перфоратор, УШМ, нивелир, генератор, лестница и кабельный нож получают свою цену. Диск по бетону в эту ведомость не входит, его закрывают как расход.

Если одну и ту же УШМ покупали и за одиннадцать, и за четырнадцать тысяч, для строки потерь берут последнюю, и так помечают в шапке. Спор «давайте по остаточной» имеет смысл только там, где остаточную правда ведут. На компании без карточек износа честнее последняя закупка, чем выдуманный процент износа на планёрке.

Штуки считают по инвентаризации и по актам, не по памяти снабженца. Две пропавшие лестницы — это две, даже если «они дешёвые». Дешёвые штуки пачкой догоняют один нивелир, и в рублях это видно только после умножения.

Учебный расклад квартала

Ниже не отчёт какой-то компании, а способ разложить свои цифры. Подставьте цены, по которым покупали вы. Смысл расклада в том, чтобы приход, лом, дыра и ремонт не сложились в одну «пропажу».

Допустим, за квартал купили два перфоратора и один генератор, а в лом пришла одна УШМ, корпус которой лежит на базе. Не нашли нивелир и одну лестницу. Болгарка в сервисе, квитанция есть, ответа мастера ещё нет, диски по бетону в этот пример не ставим.

Потеря квартала в таком раскладе — цена УШМ плюс цена нивелира плюс цена лестницы. Генератор и перфораторы остаются приходом. Болгарка висит в ремонте и в потерю не попадает, пока её не признали мёртвой или пока она не исчезла уже из сервиса.

Как не посчитать дважды

Один и тот же перфоратор легко попадает в две строки. Его купили в марте, в апреле не нашли на объекте, в мае он нашёлся на втором адресе. Если оставить его и в «куплено», и в «не найдено», квартал врёт в обе стороны. Покупка остаётся покупкой, а «не найдено» снимают в тот день, когда вещь встала на карточку.

Лом не плюсуют к «не найдено». Корпус, который лежит в ящике, уже не дыра, это списание. Дыра — пустое место. Директору нужны оба числа, потому что лекарства разные: за лом меняют правило возврата мёртвых машин, за дыру — правило выдачи и обхода бытовок.

Переезд между объектами не строка потерь. Генератор, который уехал на отделку и там отмечен, в квартальной дыре не сидит. Если на новом адресе его не отметили, он попадает в «не найдено» на старом, и это честный сигнал. Лекарство — перенос карточки, а не новый штраф в отчёте.

• Покупка остаётся приходом, даже если вещь потом потеряли
• Найденное задним числом вычитают из «не найдено»
• Корпус в ящике лома не дублируют пустой строкой
• Ремонт переносят в лом только после отказа сервиса
• Переезд на другой объект гасят карточкой, не рублём потерь

Что нести на планёрку

На стол кладут одну страницу. Четыре строки, итог потери, и три самых дорогих позиции внутри «не найдено». Если это нивелир, генератор и пара перфораторов, разговор пойдёт про выдачу и чужие объекты. Если это пачка лестниц и кабельных ножей, разговор пойдёт про бытовку и дубли у магазина.

Рядом полезно положить, сколько за тот же квартал купили дублей тех позиций, которые числились. Дубль не входит в потерю, он входит в закупку, но он объясняет, почему при живом парке счета растут. Без этой пары цифр снабженец защищает закупки, прораб защищает людей, и оба правы в своей папке.

Квартал закрывают датой среза. Всё, что нашлось после среза, попадёт в следующий квартал минусом к дыре, а не переписыванием старой бумаги. Иначе отчёт живёт вечно, и через месяц уже никто не помнит, какая цифра была настоящей.

Срез ставьте на конкретный день и не ждите, пока все объекты дошлют свои файлы. Кто не прислал обход, у того дыра так и остаётся дырой этого квартала, с пометкой, что сверки не было. Следующий квартал начинается с чистого листа, а не с переписки старой цифры.