Учёт инструмента без 1С и что директору смотреть самому

Без внедрения 1С директору хватает пяти цифр: парк по объектам в рублях, выдачи без приёма, дубли в счетах, ремонт дольше двух недель и хвост к расчёту.

Отсутствие 1С не мешает видеть, где лежит дорогой инструмент. Мешает желание увидеть в одной программе и диски, и людей, и все объекты сразу, до того как выдача вообще подтверждается.

Пять цифр вместо склада

Директору компании, где на объектах десять–сто пятьдесят человек, не нужен каждый бур. Нужна страница, которую можно прочитать за десять минут в понедельник. На ней пять чисел, и каждое толкает к одному действию, а не к внедрению на полгода.

Парк по объектам в рублях показывает, где лежат деньги, а выдачи без подтверждения показывают, что ещё висит на том, кто отдал. Дубли в счетах показывают, что своё не нашли, ремонт дольше двух недель показывает зависшие машины. Хвост к уходу человека показывает, что надо успеть до расчёта.

Эту страницу можно собрать из журнала выдачи, счетов и квитанций сервиса. Отдельная учётная система поможет, когда журнал уже живой. Пока журнал — три файла, система повторит три файла внутри себя, только дороже.

Парк по адресам

В рублях считайте только то, что больно терять. Перфоратор, УШМ, болгарка, нивелир, генератор, лестница, кабельный нож. Диск по бетону в эту сумму не кладите, иначе адрес с активной резкой всегда будет «самым дорогим» из-за расхода, и вы поедете не туда.

Сравните сумму парка с тем, сколько людей там работает на этой неделе. Объект на десять человек с тремя генераторами и пятью нивелирами требует вопроса. Объект на сорок человек с одним перфоратором тоже: либо они работают чужим, либо заявки уже в пути и скоро будет дубль.

Адрес без движения карточек две недели при живой смене — тоже сигнал. Либо туда перестали писать выдачу, либо всё заперто и никто не берёт, что на стройке редко. Директору достаточно спросить прораба, каким списком тот пользуется утром. Ответ «никаким, и так помню» стоит отдельного разговора.

Выдачи без подтверждения

Строка, которую получатель не подтвердил, ещё не его строка. Она на том, кто отдал. Для директора это самый честный список риска: здесь фамилия есть, а приёма нет. Такой список короче любой инвентаризации и его можно разобрать за планёрку.

В списке будут и нормальные задержки на полдня, и старые хвосты. Полдня на этаже без сети — рабочий шум. Хвост старше нескольких дней — повод спросить, лежит ли перфоратор у человека или запись зависла. Нивелир и генератор в этом списке смотрят первыми, нож и лестницу не выбрасывают из него только из-за цены.

Не превращайте список в доску позора. Смысл в том, чтобы приём случился или вещь вернулась в шкаф. Публичная порка за ненажатую кнопку учит людей подтверждать не глядя. Вам нужно, чтобы человек видел, что именно на него вешают, и спорил сразу, а не через месяц фразой «я не брал».

Счета и ремонт

Счета за неделю кладите рядом с парком, не в отдельную папку «это снабжение». Повторная УШМ на адрес, где такие уже числятся, — вопрос к поиску, не к бюджету закупок. Генератор в аренду на три дня при своём генераторе на соседнем объекте — вопрос к карточкам, не к диспетчеру аренды.

Ремонт ведите датой сдачи. Болгарка, которая в сервисе третью неделю, либо вернётся, либо её пора списать и купить другую сознательно. Пока она числится и в парке, и «как будто в работе», прораб на неё надеется и параллельно просит новую. Две надежды стоят двух денег.

Сервис, который не отдаёт корпус, фиксируйте отдельно от «не найдено на объекте». Это разные поиски. Один идёт в мастерскую с квитанцией, другой — по бытовкам. Смешаете — квартальная потеря снова станет словом «примерно».

Хвост перед расчётом

Пятая цифра не еженедельная, она событийная. Как только известно, что человек уходит, на стол попадает его карточка: перфоратор, нож, ключ от клетки, не сданная лестница. Расчёт не делают вслепую. Обход описан отдельно, здесь директору важно увидеть хвост до кассы, а не услышать о нём после.

Если карточки на человека нет вообще, это тоже цифра: ноль записей при том, что он месяц резал бетон. Ноль значит, что болгарка ходила по звену без фамилии. Уход такого человека ничего не вернёт, зато покажет, на каком объекте выдача живёт «на всех».

Страница из пяти цифр не заменяет кладовщика и не закрывает спор сама. Она не даёт директору делать вид, что учёт есть, пока на объектах по-прежнему три файла. Она показывает, жива ли выдача на этой неделе. Пока жива, вопрос о большой системе можно отложить и не платить за пустую оболочку.

• Пять цифр раз в неделю, хвост к уходу — в день новости
• В рублях парка нет дисков по бетону, есть номерные машины
• Неподтверждённая выдача висит на том, кто отдал
• Повторный счёт сверяют с тем, что уже числится на адресе
• Ремонт старше двух недель либо возвращают, либо списывают