Правила «если случится»: автонапоминания по задачам
Просрочка задачи пингует исполнителя, висящая передача напоминает о себе сама. Как настроить правила без программиста и что автоматизировать не стоит.
Задача покраснела в среду, а заметили в пятницу, потому что доску открывают два раза в день. Правило «если случится» смотрит на доску за вас и пинает в момент, когда случилось.
Что такое правило
Правило — это пара: событие и действие. Событие случается на доске: задача просрочена, передача висит дольше срока, карточка застряла на проверке. Действие одно — уведомление конкретному человеку.
Программист не нужен. Вы выбираете событие, выбираете, кому и куда слать, пишете текст. Дальше сервис следит сам, включая выходные и тот час, когда вы за рулём.
Текст правила виден в уведомлении. Поэтому сухое «просрочено» хуже, чем «задача 1047 висит второй день после срока: сдвинь дату или закрой».
Откуда берутся события
Правило смотрит не в календарь, а на доску. События — это то, что и так видно глазами: задача покраснела после срока, передача висит в ожидании, статус не двигается сутками. Разница одна: глаза смотрят два раза в день, а правило всегда.
У срока есть и мягкая стадия: предупреждение до дедлайна. Оно пинает исполнителя, пока задача ещё жёлтая, и это самое дешёвое уведомление из всех: сдвинуть дату или закрыть работу можно до того, как задача стала красной.
Если предупреждение не помогло и срок прошёл, наступает вторая стадия: эскалация. Следующее уведомление уходит выше — постановщику или руководителю объекта. Исполнитель при этом уже знает о просрочке из первого пинга, и разговор идёт по делу, а не сюрпризом.
Три правила, с которых начинают
Через две недели по срабатываниям будет видно, какого правила не хватает. Тогда и добавляйте: четвёртое и пятое имеют смысл только после того, как первые три доказали пользу.
- Просрочка задачиСобытие: срок вышел, статус не «принята». Кому: исполнителю и постановщику. Обычно хватает одного пинга, чтобы задачу либо закрыли, либо честно перенесли.
- Передача виситСобытие: передача не принята к концу своего срока. Кому: отправителю. Пока приёма нет, ответственность на нём, и напоминание приходит именно ему.
- Застряла на проверкеСобытие: задача в статусе «на проверке» дольше суток. Кому: проверяющему. Хвост на проверке — это незакрытые деньги и зря нервничающий исполнитель.
Куда приходит пинг
Не дублируйте всё во все каналы. Тройной пинг на одно событие быстро учит человека игнорировать любой из них, и следующее, уже важное, пропадёт в той же ленте.
| Канал | Когда уместен | Пример текста |
|---|---|---|
| Push в приложении | Рабочие события дня | Задача 1051 ждёт вас на проверке |
| MAX | Человек живёт в мессенджере, а не в кабинете | Передача висит: примите или отмените |
| Сводка руководителю, не требующая реакции за минуту | За день на Лефортово просрочено 3 задачи |
Как настроить и проверить
- Откройте настройку правилПравило заводится на событие задачи: срок, статус, проверка.
- Выберите событиеПросрочка, висящая передача, застревание в статусе. Одно правило — одно событие, иначе потом не поймёте, что стреляет.
- Назначьте получателя и каналИсполнитель, постановщик или конкретный человек; push, MAX или email.
- Напишите текст по-человеческиЧто случилось и что сделать. «Сдвинь дату или закрой» работает лучше, чем «нарушение срока».
- Проверьте на одной задачеПоставьте тестовой задаче вчерашний срок и дождитесь пинга. Только после этого оставляйте правило жить.
Чего автоматизировать не стоит
Проверочный вопрос для любого правила: если оно сработает десять раз за день, десять раз будет полезно? Если нет, событие выбрано слишком частым.
- Пинг на каждую смену статуса: за день это десятки уведомлений, и через неделю канал мёртв
- Эскалацию директору раньше, чем исполнитель узнал сам: люди начинают обходить доску
- Правила на задачи, которых ещё нет: сначала доска должна жить, потом её автоматизируют
- Правила-отговорки: пинг пинает человека, а не работает вместо него
Правило не заменяет разговор
Уведомление зовёт посмотреть на доску, а не решает задачу. Если по одному правилу пинг приходит каждый день, дело не в напоминании: у задачи нет срока, нет исполнителя или нет смысла.
Живой пример: правило «просрочка закупа» стреляло четыре дня подряд по разным задачам одного снабженца. Усиливать пинг было бессмысленно — у человека оказалось одиннадцать задач с одним сроком «до пятницы». Разобрали даты, и правило замолчало само.
Смотрите на срабатывания раз в неделю. Правило, которое молчит месяц, — хорошее правило: событие просто не случается. Правило, которое строчит ежедневно, — сигнал чинить постановку, а не усиливать пинг.
И последнее. Правило честно документирует просрочку: кому и когда ушло. В споре «а мне никто не сказал» это полезнее, чем память обоих спорящих.
Частые вопросы
Нужен ли программист для настройки?
Нет. Событие, получатель, канал и текст выбираются в кабинете. Первое правило заводится за пять минут.
Куда лучше слать напоминание?
Туда, где человек живёт. Рабочему на площадке — MAX, директору сводку — на почту, внутри дня достаточно push.
Сколько правил заводить на старте?
Три: просрочка задачи, висящая передача, застрявшая проверка. Остальные добавляйте по факту срабатываний.
Правило срабатывает каждый день. Усилить пинг?
Нет, разобраться с причиной. Ежедневный пинг по одному событию говорит о дыре в постановке, а не о слабом напоминании.
Попробовать на своём объекте
Заведите организацию, добавьте инструмент и передайте его по ссылке — дальше система сама следит, у кого что лежит.
Код для входа придёт в бота MAX