Доверенность на получение материалов

Когда без доверенности не отдадут материал, кого назначить доверенным лицом, что писать в графе «получить по счёту» и как быть с электронной формой.

Самовывоз ломается у окна склада простой фразой: «А доверенность на кого?» Если фамилия в бумаге не совпала с паспортом приехавшего, пачку профиля не отдадут — даже если за неё заплачено и машина уже стоит под рампой.

Когда без доверенности не отдадут

Доверенность спрашивают там, где товар отдают человеку, а не адресу. Самовывоз со склада поставщика, база металлопроката, отпуск со двора оптовой базы — везде складу нужно понять, что этот конкретный человек вправе увезти оплаченное фирмой железо.

При доставке на объект доверенность обычно не нужна: груз принимает свой человек по накладной, и поставщик везёт материал сам. Но как только за пачкой едет ваша газель или нанятый перевозчик, склад снова спросит бумагу — теперь уже на того, кто за рулём.

Тонкое место — сторонний перевозчик. Водителю «с объявления» склад по-хорошему не должен отдать ничего без доверенности на него или без письменной заявки заранее. Если отдал, риск получила фирма: оплаченный профиль уехал в неизвестном багажнике, и доказать, кому его вручили, уже сложно.

Кто может быть доверенным лицом

Обычно доверенным лицом назначают работника организации: прораба, снабженца, штатного водителя. Склад сверяет фамилию и паспортные данные из доверенности с паспортом, и расхождение в одной букве — повод отложить отпуск и звонить в офис.

Доверенность подписывает руководитель, иногда ставят печать — по привычке складов, хотя для многих форм печать давно не обязательна. Что именно примет поставщик, спросите у его менеджера заранее: у крупных баз свои требования к бланку, и спор у окна выдачи всегда проигрывает тот, кто приехал.

Не назначайте доверенным лицом человека «на один рейс» без оформления. Если за материалом едет подрядчик или знакомый с машиной, доверенность пишут на него по паспорту. «Наш человек, мы за него отвечаем» по телефону для склада значит ровно ничего.

Что писать в графе «получить по счёту»

Основание отпуска пишут точно: номер и дата счёта, название поставщика. Если позиций две-три, их переписывают в доверенность с количеством и единицей. Если позиций сорок, в бланк вносят отсылку «по счёту № 118 от 14 октября», и склад работает со своей копией счёта.

Единицы переписывают как в счёте, а не как привычно на объекте. В счёте метры — в доверенности метры, даже если кладовщик потом будет считать хлысты. Склад отпускает строго по документу, и «сто двадцать метров» против «сорока штук» у окна выдачи превращается в получасовую сверку.

Электронная доверенность

У бумажной доверенности появилась электронная родственница — машиночитаемая доверенность, которую регистрируют в специальном реестре. Смысл тот же, но склад проверяет не подпись на глаз, а запись в реестре, и подделать её сложнее.

Принимает ли конкретный поставщик электронную форму, спросите до выезда машины: часть баз уже работает с реестром, часть по-прежнему хочет бумагу с подписью. Правила здесь меняются, поэтому порядок уточните у бухгалтера: именно он скажет, как организация оформляет доверенности сейчас и что примет проверка.

Переход не отменяет содержимого: в электронной доверенности те же счёт, перечень и паспортные данные. Ошибка в номере счёта останавливает отпуск независимо от того, бумага перед вами или запись в реестре.

Если приехал не тот человек

Фамилия в доверенности другая — склад вправе не отдать ничего, и это не вредность: бумага называет конкретного человека. У окна выдачи вопрос решается не уговорами, а новой доверенностью на приехавшего.

Варианты рабочие. Офис выпускает доверенность на фактического получателя и присылает скан, если склад согласен работать с копией до оригинала. Отгрузку переносят на день, когда поедет человек из доверенности. Меняют способ на доставку силами поставщика. Нерабочий вариант один: просить отдать «так, мы свои».

Цена вопроса — не только простой газели. Партия, которую не отдали в пятницу, встречает выходные на чужом складе. А в понедельник на базе может не оказаться ни машины, ни людей, ни самой пачки: незарезервированный остаток уйдёт другому заказу.