Исполнительная в электронном виде: где нужен XML, а где хватит PDF
XML нужен, если заказчик утвердил электронный перечень и у документа есть схема Минстроя. Схемы нет — DOCX или PDF. Бумага тоже законна.
Технадзор заказчика прислал письмо: с нового этапа акты скрытых работ принимаем только в электронном виде. ПТОшник открывает папку с прошлогодними сканами и понимает, что скан с синей печатью в PDF — это ещё не электронная исполнительная.
Обязательна ли электронная исполнительная
Сама по себе электронная исполнительная не обязательна: приказ Минстроя от 16.05.2023 № 344/пр разрешает вести её и на бумаге, и в электронном виде, без дублирования. Форму выбирает не подрядчик, а застройщик или технический заказчик, когда утверждает перечень исполнительной документации.
Если заказчик утвердил перечень в электронном виде, работаете по его правилам. С 1 октября 2025 года действует ещё и ГОСТ Р 70108-2025 о формировании и ведении исполнительной в электронном виде — на него ссылаются в договорах всё чаще.
Когда нужен именно XML
XML нужен тогда, когда документ ведётся в электронном виде и для него на сайте Минстроя опубликована XML-схема. Нет схемы — используют обычные офисные форматы.
| Что за документ | Формат |
|---|---|
| Есть XML-схема на сайте Минстроя | XML, подпись УКЭП |
| Схемы нет, текст без формул | DOC, DOCX или ODT |
| Схемы нет, есть формулы или графика | |
| Информационная модель | IFC или другой открытый формат (с 1 марта 2026 года, приказ № 369/пр) |
| Инженерная цифровая модель местности | LandXML или другой открытый формат |
Почему скан с печатью не считается электронным документом
Скан с печатью — это картинка бумажного документа, а не электронный документ: у него нет квалифицированной подписи каждого участника, и проверить, кто и когда его подписал, нельзя.
Электронный акт подписывают УКЭП все, кто подписал бы бумажный. Если технадзор, авторский надзор и субподрядчик ещё без подписей, электронной исполнительной не получится, сколько ни сканируй.
Что подготовить до первого электронного акта
До первого электронного акта нужно договориться о четырёх вещах: перечне, подписях, программе и маршруте согласования.
- Получите переченьУтверждённый заказчиком, с пометкой, какие документы в электронном виде.
- Проверьте подписиУКЭП и доверенности у всех подписантов, включая субподрядчиков и технадзор.
- Выберите, где формироватьПрограмма должна выгружать XML по актуальным схемам Минстроя, а не только PDF.
- Согласуйте маршрутКто готовит, кто проверяет, кто подписывает и за сколько дней. Письмом, а не на планёрке.
- Соберите фото заранееСнимки скрытых работ с датой и осью делают до того, как работы закроют следующим слоем.
Где теряются дни при переходе
Дни теряются не на формате файла, а на людях, у которых нет подписи или доступа.
- Субподрядчик готов подписать только бумагу
- Подпись есть, а доверенности на сотрудника нет
- Акт сформирован в старой версии схемы и не открывается у заказчика
- Фото скрытых работ лежат в чате прораба без даты и оси — подробно о них в разборе фото для ПТО
Частые вопросы
Обязательно ли вести исполнительную в XML?
Только если заказчик утвердил перечень в электронном виде и для документа опубликована XML-схема Минстроя.
Можно ли вести часть документов на бумаге, часть в электронном виде?
Да, если так записано в утверждённом перечне. Дублировать один и тот же документ в двух формах не нужно.
Подойдёт ли PDF со сканом подписей?
Нет. Электронный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.
Попробовать на своём объекте
Заведите организацию, добавьте инструмент и передайте его по ссылке — дальше система сама следит, у кого что лежит.
Код для входа придёт в бота MAX